Documento - 2.2.1
Nova segurança de documento
Agora, a segurança dos documentos funciona com perfis de acesso, visando melhorar a performance da configuração e aproveitar o recurso de controles já existentes!
O usuário poderá criar e gerenciar os perfis de acesso por meio de um novo menu e de acordo com sua necessidade.
Por exemplo: um perfil de gestor de documentos com os controles de alterar, revisar, cancelar, excluir, distribuir cópia e visualizar.
Para isso, nos dados da categoria e do documento, basta selecionar o perfil de acesso e informar os usuários, áreas e equipes.
Separação do conhecimento e treinamento da segurança do documento
As configurações de conhecimento de publicação, notificação, treinamento, registro de treinamento e avaliação de aplicabilidade foram separadas da segurança e transferidas para uma nova aba dentro da categoria e do documento.
Essa novidade trará praticidade para essas configurações, proporcionando aos usuários mais controle sobre elas e facilidade no uso dos recursos.
Melhorias na distribuição de cópias do documento
Foram introduzidas melhorias no processo de gestão de cópias impressas:
Agora, o sistema tem uma funcionalidade que simplifica a identificação das cópias de documentos e permite, no momento do cancelamento, especificar a cópia exata a ser cancelada.
Além disso, é possível gerar um QR Code e um link para o processo de cancelamento da cópia impressa. Ao acessá-lo, o usuário é automaticamente levado até a tela de cancelamento, tornando o processo mais prático e conveniente.
Na digitalização da cópia impressa, através do SoftExpert Captura, onde é gerado um novo documento, também é possível ler o QR Code e realizar ocancelamento automático da cópia impressa, por meio do lote de captura.
Outra melhoria importante é o recurso de visualizar a solicitação que originou o protocolo em suas informações, caso a origem do protocolo seja através de uma solicitação de impressão de documento.
Execução de revisão no aplicativo mobile
Agora, os usuários poderão executar a tarefa de revisão de documento no aplicativo mobile, preenchendo as alterações, críticas e checklist quando necessário.
Essa melhoria é muito importante para os usuários que realizam a revisão de documento e tem a necessidade de realizá-la em seu celular, proporcionando maior flexibilidade e eficiência em suas tarefas de revisão.
Desta forma, o aplicativo mobile do SoftExpert Documento, disponível para Android e IOS, complementa os recursos de consultar documentos, usá-los off-line e executar as tarefas de publicação de conhecimento já existentes!
Automatização da inclusão de metadados em arquivos eletrônicos
Foi implementada a automatização da inclusão de metadados em arquivos eletrônicos, mesmo em formatos anteriormente não compatíveis e quando se utiliza a integração com serviços como o Google Drive!
Para utilizar essa funcionalidade, é necessário configurar um delimitador para as variáveis que deseja inserir nos documentos e incluir essas variáveis no corpo do documento. Durante todo o processo de revisão, os usuários poderão visualizar essas variáveis. Quando o arquivo for convertido em formato PDF, essas variáveis serão automaticamente preenchidas, seguindo a configuração de metadados já existente.
Quando uma nova revisão do documento for iniciada, os nomes das variáveis serão exibidos novamente no corpo do documento e, mais uma vez, serão preenchidos quando este for publicado em formato PDF.
A utilização desse recurso requer a configuração do recurso de conversão de PDF.
Comparação de arquivos PDF
Agora, é possível realizar a comparação de arquivos em PDF! Isso significa que qualquer usuário pode comparar as diferenças nas revisões de documentos, ampliando a acessibilidade e a funcionalidade da ferramenta.
Esse é um recurso que, anteriormente, estava disponível apenas para documentos do Word e exigia a instalação do Microsoft Word. Ou seja, impunha muita restrição para o uso do recurso.
Para utilizar esta funcionalidade é necessário ter o recurso de conversão para PDF configurado.
Tarefa de conhecimento antes de liberar a revisão por workflow
A partir desta versão, os usuários podem receber a tarefa de conhecimento de publicação antes que a revisão seja homologada, no caso de processos de revisão por workflow.
Para isso, é necessário marcar a opção Disponibilizar para conhecimento na situação da revisão:
Assim, quando a revisão chegar na situação com essa configuração, o conhecimento de publicação será enviado aos usuários.
Tarefa de treinamento antes de liberar a revisão por workflow
Seguindo a mesma lógica do conhecimento de publicação, a partir desta versão, os usuários podem receber o treinamento pela revisão do documento antes que a revisão seja homologada, no caso de processos de revisão por workflow.
Para isso, basta marcar a opção Disponibilizar para treinamento na situação da revisão.
Quando a revisão chegar na situação com essa configuração, a tarefa de treinamento será automaticamente enviada aos responsáveis.
Selecionar vários documentos para assinatura
Agora, os usuários podem selecionar vários documentos e enviá-los para assinatura simultaneamente!
Todos os documentos selecionados devem compartilhar a mesma configuração de assinatura.
Além disso, lembre-se de que podem haver custos por arquivo associado ao envio de documentos para assinatura.
Alterar armazenamento das categorias em lote
A partir desta versão, será permitida a alteração em lote do armazenamento de documentos, tornando esse processo mais simples e eficiente para os usuários!
Essa melhoria é importante porque, na versão 2.2.0, foi introduzida a capacidade de alterar o método de arquivamento de documentos na configuração da categoria.
Porém, surgiu a necessidade de realizar essa operação em lote para modificar o armazenamento de várias categorias simultaneamente.
Alterar o tipo da revisão na categoria
A necessidade dos usuários de alternar entre os modelos de revisão ISO9000 e Workflow na categoria dos documentos foi sanada!
A partir desta versão, mesmo quando a categoria já tiver documentos, será possível mudar o modelo de revisão, trazendo aos usuários mais autonomia e flexibilidade.
As revisões passadas permanecerão com todos os dados no modelo anterior, mantendo um histórico completo.
Para efetuar a alteração, é necessário que todos os documentos na categoria estejam homologados.
Opção de salvar arquivos em pastas no ClickSign
No ClickSign, é possível criar pastas para organizar os arquivos armazenados. Agora, no SoftExpert Documento, você pode especificar em qual pasta os arquivos enviados via integração serão salvos no ClickSign.
Isso permite que diferentes áreas da empresa que utilizam a integração com o ClickSign tenham pastas separadas para um controle mais preciso sobre os arquivos enviados.
Conversão de PDF para PDF/A
Agora, no SoftExpert Documento, o usuário pode converter arquivos PDF para o formato PDF/A. Desta forma, o sistema garante confiabilidade e acessibilidade de longo prazo aos documentos.
Para usar este recurso, é necessário configurar o formato da conversão de PDF nos parâmetros gerais do SoftExpert Documento e ativar a opção Converter no formato PDF/A.
O PDF/A é um formato de arquivo PDF projetado especificamente para preservar e arquivar documentos eletrônicos de maneira duradoura. Amplamente adotado em contextos onde a preservação de documentos é de importância crítica, como em órgãos governamentais, bibliotecas, museus, instituições educacionais e empresas sujeitas a regulamentações estritas de conservação documental, o PDF/A garante que documentos digitais permaneçam acessíveis e legíveis ao longo do tempo, independentemente das evoluções tecnológicas.
Consulte as últimas melhorias realizadas neste componente: